Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website, unseren Veranstaltungen, unseren Kontaktmöglichkeiten und unseren weiteren Angeboten verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Österreichische Studentenmission – Christen an der Uni (ÖSM)
Sobieskigasse 35/2/2
1090 Wien
ZVR-Zahl: 286541861

E-Mail: web@oesm.at

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Je nach Nutzung unserer Website und unserer Angebote können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten
• E-Mail-Adresse
• Postadresse
• Telefonnummer
• Angaben zu Studium, Ausbildung oder Beruf
• Angaben zu Veranstaltungen und deren Organisation
• Angaben zu Newsletter- und Rundbriefanmeldungen
• Profildaten
• Technische Daten und Server-Logdaten
• Daten, die Sie uns freiwillig in Nachrichten oder Formularen mitteilen
• gegebenenfalls Angaben zu Ernährungsbedürfnissen, Allergien oder anderen gesundheitlich relevanten Bedürfnissen
• gegebenenfalls Foto- und Videoaufnahmen
• gegebenenfalls Daten von mitangemeldeten Personen, insbesondere Kindern
• bei der Nutzung unserer digitalen Arbeitsumgebungen gegebenenfalls Dateien, Dokumente, Kommentare und Kommunikationsdaten.

Wir verarbeiten jeweils nur jene Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen.

3. Website und Hosting

Unsere Website wird über Netlify gehostet. Für die Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten nutzen wir das Content-Management-System Sanity.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL bzw. Datei
• übertragene Datenmenge
• Status der Anfrage
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem und Gerät
• gegebenenfalls Referrer-Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Abwehr von Angriffen sowie zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs unserer Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Die Serverlogs werden – sollte es einen Hackangriff gegeben haben – an die Strafverfolgungsbehörden weitergeben. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Weitere Informationen zum Datenschutz des Anbieters finden Sie in dessen aktueller Datenschutzerklärung (Netlify bzw. Sanity).

4. E-Mail-Kommunikation

Für unsere E-Mail-Kommunikation verwenden wir die Dienste von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder mit uns per E-Mail kommunizieren, verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Name und gegebenenfalls Signaturdaten
• Inhalt der E-Mail-Kommunikation
• Anhänge
• Technische Kommunikationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie zur Durchführung der jeweiligen Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Je nach Inhalt der Kommunikation Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mail-Kommunikation kann aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Wahrung rechtlicher Ansprüche über den Zeitpunkt der eigentlichen Kommunikation hinaus gespeichert werden.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, welche die ÖSM Website auf Ihrem Computer speichern, um diesen wiederzuerkennen und können Informationen über die Nutzung der Webseiten enthalten. Die in den Cookies enthaltenen Informationen werden verwendet, um festzustellen, ob Sie eingeloggt sind, oder welche Daten Sie bereits eingegeben haben.

Die verwendeten Cookies sind notwendig um die Dienste der Seite anzubieten. Es werden keine Tracker oder Analytics Cookies gesetzt.

Gesetzte Cookies:

Session Cookies: Dauer der Session. Werden benötigt, um den Besuch der Website zu verwalten sowie gegebenenfalls die Identifikation von angemeldeten Benutzern zu verwalten

Bei den meisten Web-Browsern werden Cookies automatisch akzeptiert. Durch Änderung der Einstellungen Ihres Browsers können Sie dies vermeiden. Sie können auf Ihrem PC gespeicherte Cookies jederzeit durch Löschen der temporären Internetdateien entfernen.

6. Benutzerkonto und Profildaten

Auf unserer Website kann ein Benutzerkonto eingerichtet werden.

Für die Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Passwort bzw. technisch daraus abgeleitete Authentifizierungsdaten
• Name und gegebenenfalls weitere von Ihnen freiwillig eingetragene Profildaten.

Optional können insbesondere folgende Angaben hinterlegt werden:

• Geschlecht
• Anrede
• Titel
• Name
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Organisation
• Studium
• Telefon

Diese Daten dienen insbesondere der Verwaltung des Benutzerkontos, der Kommunikation mit Ihnen und – sofern von Ihnen ausgewählt – der Verwaltung von Newsletter- und Rundbriefanmeldungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des Benutzerkontos erforderlich ist, sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillig gewählte zusätzliche Angebote.

7. Cloud

Für die gemeinsame Speicherung, Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und anderen Dateien verwenden wir Nextcloud. Unsere Nextcloud-Instanz wird auf Servern von Hetzner Online GmbH betrieben.

Je nach Nutzung können dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name
• Benutzername
• E-Mail-Adresse
• Kontaktdaten
• Dateien und Dokumente
• Kommentare und sonstige Inhalte
• Freigaben und Berechtigungen
• Zugriffs- und Änderungsinformationen
• Technische Logdaten.

Nextcloud dient insbesondere der internen Zusammenarbeit, der gemeinsamen Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten sowie dem sicheren Austausch von Dateien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und sicheren digitalen Zusammenarbeit. Soweit die Nutzung der Nextcloud für die Erfüllung einer konkreten Vereinbarung oder organisatorischen Aufgabe erforderlich ist, kann die Verarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen.

Die technische Infrastruktur unserer Nextcloud wird von Hetzner Online GmbH bereitgestellt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Soweit Hetzner als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Hetzner finden Sie in der aktuellen Datenschutzerklärung des Anbieters.

8. Newsletter und Rundbriefe

Wir bieten verschiedene Newsletter und Rundbriefe an. Für Newsletter verwenden wir CleverReach.

Für die Anmeldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Postadresse
• Auswahl der gewünschten Newsletter bzw. Rundbriefe.

Die Zusendung elektronischer Newsletter erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Anmeldung erfolgt nach Möglichkeit über ein Double-Opt-in-Verfahren. Dabei wird die Anmeldung durch eine Bestätigung der angegebenen E-Mail-Adresse verifiziert und dokumentiert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür können Sie insbesondere den Abmeldelink im Newsletter verwenden oder uns direkt kontaktieren.

9. Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen verarbeiten wir jene Daten, die für die Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich sind.

Dies können insbesondere sein:

• Name
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Postadresse
• Telefonnummer
• Studium, Ausbildung oder Beruf
• Angaben zur Unterbringung
• Angaben zur Verpflegung
• Angaben zur finanziellen Unterstützung
• sonstige für die konkrete Veranstaltung erforderliche Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen.

10. Gesundheitsbezogene Angaben und Allergien

Bei bestimmten Veranstaltungen können Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, besonderen Ernährungsbedürfnissen oder sonstigen gesundheitlich relevanten Umständen erforderlich sein. Solche Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO darstellen.

Wir erheben solche Daten nur, soweit sie für die sichere bzw. bedarfsgerechte Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind.

Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO: Abs. 1 lit. a und d.

Der Zugriff auf diese Angaben wird auf Personen beschränkt, die sie für die Organisation bzw. sichere Durchführung der Veranstaltung benötigen.

Gesundheitsbezogene Angaben werden nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder andere zulässige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

11. Daten von Kindern und mitangemeldeten Personen

Bei Veranstaltungen können personenbezogene Daten von mitangemeldeten Personen und insbesondere von Kindern verarbeitet werden.

Die anmeldende Person hat sicherzustellen, dass sie zur Übermittlung der Daten berechtigt ist.

Wir verarbeiten Daten von Kindern nur für die jeweils erforderlichen Zwecke und beschränken die Verarbeitung auf das notwendige Maß.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten von Kindern werden nur verarbeitet, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage nach Art. 6 und Art. 9 DSGVO besteht.

12. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden.

Eine Veröffentlichung von Aufnahmen, auf denen Personen erkennbar sind, erfolgt nur auf Grundlage einer hierfür geeigneten Rechtsgrundlage.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese getrennt und freiwillig eingeholt.

Die Veröffentlichung kann insbesondere folgende Medien betreffen:

• Website der ÖSM
• Social-Media-Auftritte der ÖSM
• Flyer und sonstige Druckwerke
• Sonstige Öffentlichkeitsarbeit der ÖSM.

Bei Kindern und Jugendlichen achten wir besonders auf deren Schutz und holen erforderlichenfalls die Zustimmung der Erziehungsberechtigten ein.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

13. Online-Meetings

Für Online-Meetings, digitale Veranstaltungen und Besprechungen verwenden wir Zoom.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name bzw. Anzeigename
• E-Mail-Adresse, sofern angegeben
• Audio- und Videodaten
• Chatnachrichten
• Technische Verbindungsdaten
• gegebenenfalls Dateien oder sonstige Inhalte, die innerhalb des Meetings geteilt werden.

Ob und welche dieser Daten verarbeitet werden, hängt von der konkreten Nutzung und den Einstellungen des jeweiligen Meetings ab.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung für die Durchführung einer Veranstaltung oder vereinbarten Leistung erforderlich ist. In anderen Fällen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage dienen.

Wir konfigurieren Zoom nach Möglichkeit datenschutzfreundlich und aktivieren Funktionen wie Aufzeichnungen nur, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom finden Sie in der aktuellen Datenschutzerklärung des Anbieters.

14. Interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden wir Slack im Free Plan. Slack wird insbesondere für die Kommunikation zwischen haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden sowie für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten eingesetzt.

Bei der Nutzung von Slack können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name bzw. Anzeigename
• E-Mail-Adresse
• Benutzername
• Profilbild, sofern von der betreffenden Person hinterlegt
• Angaben zu Funktion, Team oder Arbeitsbereich
• Nachrichten und sonstige Kommunikationsinhalte
• Dateien und Dokumente, die über Slack geteilt werden
• Informationen über Mitgliedschaften in Channels und Arbeitsgruppen
• Reaktionen und sonstige Interaktionen
• Technische Nutzungs- und Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung dient der internen Kommunikation, der Organisation von Arbeitsabläufen sowie der Zusammenarbeit in Teams und Projekten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, zeitgemäßen und strukturierten internen Kommunikation und Zusammenarbeit.

14.1 Benutzerkonten

Wenn eine Person ihre Tätigkeit für die ÖSM beendet und keinen berechtigten Grund mehr für die Nutzung des Slack-Workspace hat, wird ihr Slack-Zugang deaktiviert bzw. gelöscht.

Bereits von dieser Person verfasste Nachrichten können – abhängig von den Einstellungen und technischen Möglichkeiten von Slack – weiterhin innerhalb der jeweiligen Aufbewahrungsfrist im Workspace vorhanden sein.

14.2 Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Soweit Slack personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die für den konkreten Slack-Dienst geltenden Übermittlungsmechanismen und Garantien ergeben sich aus den aktuellen Datenschutz- und Vertragsunterlagen von Slack.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Slack finden Sie in der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung und den Datenschutzinformationen des Anbieters.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

Je nach Verarbeitung können Empfänger insbesondere sein:

• mit der Organisation von Veranstaltungen betraute Personen
• ehrenamtliche Mitarbeiter/innen, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist
• IT- und Hostingdienstleister
• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
• Hetzner Online GmbH
• Anbieter von Nextcloud bzw. die Betreiber unserer Nextcloud-Instanz
• Zoom Video Communications, Inc.
• Slack Technologies, LLC / Slack
• Zahlungs- und Buchhaltungsdienstleister
• gesetzlich zuständige Behörden
• sonstige Auftragsverarbeiter.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – sofern erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

16. Übermittlung in Drittländer

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO.

Dabei kommen – abhängig vom jeweiligen Anbieter und der konkreten Datenverarbeitung – insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standarddatenschutzklauseln in Betracht.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen
• Benutzer- und Berechtigungskonzepte
• Sichere Authentifizierung
• Verschlüsselung, soweit technisch und organisatorisch angemessen
• Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Systeme
• Sicherungskopien und Wiederherstellungsverfahren, soweit erforderlich.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen eine längere Speicherung erforderlich machen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Für die einzelnen Verarbeitungen gelten insbesondere die jeweils angegebenen Speicherfristen.

19. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren:

Österreichische Studentenmission – Christen an der Uni (ÖSM)
Sobieskigasse 35/2/2
1090 Wien
Österreich

E-Mail: web@oesm.at

20. Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, gesetzlichen Anforderungen oder technischen Rahmenbedingungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.